Oleh : Sugianto Eko Prambudi, SE., M.A.P Fungsional PBJ Muda

Dalam Pasal 1 angka 12 Peraturan Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Nomor 7 Tahun 2018 Tentang Pedoman Perencanaan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah disebutkan bahwa Perencanaan Pengadaan Barang/Jasa yang selanjutnya disebut Perencanaan Pengadaan adalah proses perumusan kegiatan yang dimulai dari identifikasi kebutuhan, penetapan barang/jasa, cara Pengadaan Barang/Jasa, jadwal Pengadaan Barang/Jasa, anggaran Pengadaan Barang/Jasa.

Untuk menyusun perencanaan pengadaan barang/jasa pemerintah telah diatur dalam Pasal 3 Perlem LKPP Nomor 7 Tahun 2018, “Ruang lingkup perencanaan pengadaan meliputi:

1. Penyusunan   perencanaan   pengadaan;
2. Identifikasi   kebutuhan;
3. Penetapan barang/jasa;
4. Cara pengadaan barang/jasa;
5. Jadwal pengadaan barang/jasa;
6. Anggaran pengadaan barang/jasa; dan
7. Rencana Umum Pengadaan (RUP)”.

Jadi perencanaan pengadaan barang/jasa pemerintah diawali dengan melakukan penyusunan perencanaan pengadaan hingga ditayangkan ke dalam aplikasi Sistem Informasi Rencana Umum Pengadaan (SIRUP) LKPP.

Pelaksanaan kegiatan perencanaan pengadaan diawali dengan melakukan identifikasi kebutuhan barang/jasa berdasarkan Rencana Kerja Kementerian/Lembaga/Perangkat Daerah. Identifikasi kebutuhan pada umumnya menggunakan data historis pengadaan pada periode sebelumnya ataupun pada saat ini yang sedang berlangsung. Ada beberapa hal yang harus diperhatikan dalam identifikasi kebutuhan barang/jasa seperti yang disebutkan dalam Pasal 7 ayat  (4)  Perlem  LKPP  Nomor  7  Tahun  2018, yaitu:

• Prinsip  efisien  dan  efektif dalam Pengadaan Barang/Jasa;
• Aspek pengadaan berkelanjutan;
• Penilaian prioritas kebutuhan;
• Barang/jasa pada katalog elektronik;
• Konsolidasi Pengadaan Barang/Jasa; dan/atau
• Barang/jasa yang telah tersedia/dimiliki/dikuasai.

Dengan menerapkan prinsip efisien dan efektif diharapkan akan menghasilkan penyusunan anggaran yang tepat yang sesuai dengan kebutuhan.

Selain itu aspek pengadaan berkelanjutan  juga menjadi perhatian karena  dengan  menerapkan  prinsip tersebut ada beberapa aspek yang menjadi perhatian utamanya, antara lain :

1. Aspek ekonomi meliputi biaya produksi barang/jasa sepanjang usia barang/jasa tersebut;
2. Aspek sosial meliputi pemberdayaan usaha kecil, jaminan kondisi kerja yang adil, pemberdayaan komunitas/usaha lokal, kesetaraan, dan keberagaman; dan
3. Aspek lingkungan hidup meliputi pengurangan dampak negatif terhadap kesehatan, kualitas udara, kualitas tanah, kualitas air, dan menggunakan sumber daya alam sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.

Untuk menilai prioritas kebutuhan pengadaan barang/jasa pada sebuah organisasi dapat dipertimbangkan dengan memperhatikan jumlah pegawai dalam organisasi tersebut, beban tugas dan barang/jasa yang telah tersedia. Ketersediaan barang/jasa yang ada di katalog elektronik, pengadaan yang telah dikonsolidasikan serta barang/jasa yang telah dikuasai atau dimiliki juga harus diidentifikasi sehingga memudahkan penyusunan kebutuhan pengadaan barang/jasa.

Berdasarkan  pasal  14  Perlem  Nomor  7  Tahun  2018  disebutkan  bahwa  setelah melakukan identifikasi kebutuhan selanjutnya adalah penetapan barang/jasa, yang terbagi ke dalam beberapa jenis antara lain:

1. Barang;
2. Pekerjaan konstruksi;
3. Jasa konsultansi;
4. Jasa lainnya.

Demikian  pula  untuk  pengadaan  barang/jasa  terintegrasi  dilakukan  juga penetapan barang/jasa.

Yang berikutnya adalah melakukan pemaketan pengadaan barang/jasa, jika merujuk pada ayat (1) pasal 24 Perlem Nomor 7 Tahun 2018 untuk membuat paket pengadaan barang/jasa maka Pengguna Anggaran (PA) harus berorientasi pada:

1. Keluaran atau output yang mengacu pada kinerja dan kebutuhan organisasi;
2. Vlume barang/jasa berdasarkan kebutuhan dan ketersediaan barang/jasa di organisasi serta dari Pelaku Usaha;
3. Ketersediaan barang/jasa di pasar;
4. Kemampuan pelaku usaha dalam memenuhi spesifikasi teknis/KAK yang dibutuhkan oleh organisasi; dan
5. Ketersediaan anggaran pada organisasi.

Masih dalam pasal 24 Perlem Nomor 7 Tahun 2018 di ayat (2), diatur larangan bagi PA untuk  melakukan pemaketan  pengadaan  barang/jasa dalam  hal  sebagai  berikut:

• menyatukan  beberapa  paket  pengadaan  yang  tersebar  di  beberapa  lokasi  dengan  sifat pekerjaan sama dan tingkat efisiensi baik dari sisi waktu dan/atau biaya seharusnya dilakukan di beberapa lokasi/daerah masing-masing sesuai dengan hasil kajian/telaah;
• Menyatukan beberapa paket pengadaan yang menurut sifat dan jenis pekerjaannya harus dipisahkan untuk mendapatkan penyedia yang sesuai;
• Menyatukan beberapa paket pengadaan yang besaran nilainya seharusnya dilakukan oleh Usaha Kecil; dan/atau
• Memecah Pengadaan Barang/Jasa menjadi beberapa paket dengan maksud menghindari Tender/Seleksi. Dalam menetapkan pemaketan pengadaan barang/jasa PA sesuai regulasi yang berlaku diharapkan untuk membuat sebanyak-banykanya paket untuk Usaha Kecil tetapi tidak mengabaikan prinsip efisiensi, persaingan sehat, kesatuan sistem, dan kualitas kemampuan teknis dengan nilai paket Pengadaan Barang/Pekerjaan Konstruksi/Jasa Lainnya sampai dengan Rp2.500.000.000,00 (dua miliar lima ratus juta rupiah), kecuali untuk paket pekerjaan yang menuntut kompetensi teknis yang tidak dapat dipenuhi oleh Usaha Kecil.

Selanjutnya adalah menetapkan jadwal pengadaan barang/jasa, sesuai pasal 26 ayat (1) Perlem Nomor 7 Tahun 2018 yaitu :

1. Rencana Jadwal persiapan pengadaan; dan
2. Rencana Jadwal pelaksanaan pengadaan. Dalam penyusunan dan penetapan rencana jadwal Pengadaan Barang/Jasa ada beberapa hal yang dapat menjadi pertimbangan bagi PA, yaitu:
   • Jenis/karakteristik dari barang/jasa yang dibutuhkan;
   • Metode dan waktu pengiriman barang/jasa;
   • Waktu pemanfaatan barang/jasa di masing–masing Kementerian/ Lembaga/Perangkat Daerah;
   • Metode pemilihan yang dilakukan;
   • Jangka waktu proses pemilihan penyedia; dan/atau
   • Ketersediaan barang/jasa di pasar.

Langkah berikutnya adalah penyusunan anggaran pengadaan barang/jasa. Menurut ayat (1) pasal 27 Perlem Nomor 7 Tahun 2018, “Anggaran pengadaan barang/jasa merupakan seluruh biaya yang harus dikeluarkan oleh Kementerian/Lembaga/Pemerintah Daerah untuk memperoleh barang/jasa yang dibutuhkan”. Berikutnya di ayat (2) disebutkan bahwa yang dimaksud dengan anggaran adalah :

• Biaya barang/jasa yang dibutuhkan; dan
• Biaya pendukung. Komponen apa saja yang termasuk dalam biaya barang/jasa, antara lain:
• Biaya yang  termasuk  pada komponen  sebagaimana ada  dalam  spesifikasi teknis/KAK;
• Biaya barang/jasa dapat meliputi namun tidak terbatas pada: harga barang, biaya pengiriman, biaya suku cadang dan purna jual, biaya personil, biaya non personil, biaya material/bahan, biaya peralatan, biaya pemasangan; dan/atau biaya sewa. Yang dimaksud dengan biaya pendukung meliputi namun tidak terbatas pada: biaya pelatihan, biaya instalasi dan testing, biaya administrasi; dan/atau biaya lainnya.

Di dalam biaya pendukung ada disebutkan tentang biaya administrasi, yang dimaksud dengan biaya administrasi disini meliputi dan tidak terbatas pada sebagai berikut:

• Biaya pengumuman;
• Biaya survei lapangan;
• biaya survei pasar;
• honorarium para pihak yang terlibat dalam Pengadaan Barang/Jasa; dan/atau
• Penggandaan dokumen.

Biaya administrasi ini dialokasikan di tahun anggaran berjalan yang berguna untuk :

• Pekerjaan yang dilaksanakan pada tahun anggaran berjalan; dan/atau
• Pekerjaan yang dilaksanakan pada tahun anggaran yang akan datang namun pelaksanaan pengadaannya dilakukan pada tahun anggaran berjalan. Sedangkan biaya lainnya meliputi namun tidak terbatas pada:
• Biaya pendapat ahli hukum kontrak;
• Biaya uji coba;
• Biaya sewa;
• Biaya rapat; dan/atau
• Biaya komunikasi.

Dan langkah terakhir didalam penyusunan perencanaan pengadaan barang/jasa adalah melakukan pengumuman RUP yang dilakukan oleh Pejabat Pembuat Komitmen (PPK), dan hal ini dilakukan setelah adanya penetapan alokasi anggaran. Pengumuman RUP ini setelah rancangan Peraturan Daerah tentang APBD disetujui oleh Pemerintah Daerah dan Dewan Perwakilan Rakyat Daerah. Pengumuman RUP dilakukan melalui aplikasi SIRUP LKPP dan juga bisa ditambahkan dalam situs web Kementerian/Lembaga/Pemerintah Daerah, papan pengumuman resmi untuk masyarakat, surat kabar, dan/atau media lainnya. Jika terjadi perubahan/revisi paket pengadaan atau Daftar Isian Pelaksanaan Anggaran (DIPA)/Dokumen Pelaksanaan Anggaran (DPA), maka RUP wajib diumumkan kembali.